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Prioriser les tâches pour s’organiser 

minutes de lecture

Un des problèmes majeurs quand on se lance dans l'entrepreneuriat, c’est la capacité à prioriser toutes les tâches qui doivent être effectuées. Vous avez d’ailleurs probablement déjà essayer diverses techniques que vous avez glané ici et là.


Dans cet article, vous allez apprendre à prioriser vos tâches afin d'améliorer votre organisation et augmenter votre efficacité. Cela n’est pas plus compliqué que l’application de la « Règle des Trois ».


Alors commençons !

En voici une particulièrement efficace une fois que l’on décide de l’appliquer sur la durée.
Peu importe le nombre de choses différentes que vous avez à effectuer en une semaine ou un mois, il n’y a jamais plus de trois tâches qui comptent pour 90% de la valeur de votre business.

Faîtes une liste de tâches

Si vous faîtes une liste de chaque chose que que vous effectuez au cours d’un mois, cela inclura probablement 20, 30, ou même 40 tâches et responsabilités différentes.

Maintenant, si vous analysez attentivement votre liste, point par point, vous vous apercevrez que seulement trois de ces points, trois de ces tâches contribuent à hauteur de 90% à réellement ajouter de la valeur à votre activité.

Priorisez vos tâches avec ces trois questions magiques

Comment déterminer vos « Trois Tâches » ?

C’est très simple. Dressez donc une liste de TOUTES vos tâches et responsabilités que vous effectuez du 1er jour de chaque mois jusqu’au dernier, puis si possible au cours d’une année (ou d’un semestre).

Ensuite, une fois que cela est fait, répondez donc aux trois questions suivantes :

  1. Si vous deviez effectuer qu’une et unique chose de cette liste, pendant toute la durée d’une journée, quelle serait l’activité qui apporterait la plus grande valeur à votre activité ?
    C'est la tâche la plus importante dans la « Règle des Trois », celle qui contribue le plus fortement à votre activité. Elle vous sautera certainement aux yeux quand vous dresserez votre liste. Généralement, cela vous apparaîtra plutôt clairement.
    Entourez donc ce point en rouge.
  2. Si vous ne pouviez seulement vous occuper de deux choses sur cette liste, pendant toute la durée d’une journée, quelle serait cette seconde activité contribuant le plus à votre activité ?
    Normalement, cette activité devrait également vous sauter aux yeux. Cela peut demander d’y réfléchir un peu plus, mais elle est généralement claire et évidente.
  3. Si une de vos journée ne pouvait pas se composer de plus de trois tâches de cette liste, quelle serait cette troisième activité contribuant le plus à votre activité ?
    Quand vous dressez une liste et analysez vos réponses, vous pourrez voir très clairement que seulement trois choses que vous faîtes contribuent véritablement à votre activité.

Quand vous débutez chacune de vos journées, l'accomplissement de ces trois tâches DOIT être Capital et plus Important que tout le reste !

Ne perdez pas de temps

Attention : Si vous ne connaissez pas la réponse à ces trois questions, vous devriez vous arrêter de suite et prendre le temps de vous poser afin d’y répondre. En effet, le risque est alors que vous perdiez votre temps et votre vie au travail. En ne connaissant pas les réponses à ces trois questions, vous finirez toujours par accomplir des tâches n’apportant aucunes valeur à votre activité.

Quand vous êtes en mesure d’identifier ces trois plus importantes tâches qui contribuent à 90% de votre activité, c’est comme si tout le reste disparaissait ou devenait moins important. Ces autres tâches peuvent alors être déléguées, effectuées plus tard, ou pas du tout.

Gérer votre temps deviendra alors plus facile parce que vous saurez exactement ce sur quoi vous êtes en train de travailler et la valeur que vous allez en retirer.

Agissez

Si pour une raison particulière, vous n’êtes pas au clair avec cela, mettez à contribution les gens autour de vous. Un avis externe permet souvent de se rendre compte de quelque chose d'évident mais que l'on ne perçoit pas en ayant le nez dans le guidon.

Demandez donc à votre entourage de répondre à la question suivante : « A votre avis, qu’est-ce qui est le plus important dans mon activité ? Ce sur quoi je dois me concentrer, qui me rapporte le plus de valeur, de chiffre d’affaires ? ».
Peu importe ce que vous faîtes, vous devez connaître les réponses à ces trois questions.

Avant de débuter votre journée de travail, réservez un peu de temps afin de réfléchir lentement, de dresser une liste, de sélectionner votre tâche la plus importante, et commencez donc à travailler sur celle-ci … Et seulement sur celle-ci, ne vous laissez pas distraire par autre chose.

Savoir bien gérer son temps commence toujours par soi-même. Être capable de dresser une liste, d’identifier ses tâches prioritaires et mettre en la discipline nécessaire pour la finaliser.

Cessez d'être si perfectionniste

Certaines personnes se retrouvent souvent bloquées dans l’avancement de leurs projets (personnels ou professionnels) à cause du perfectionnisme.

Le perfectionnisme peut vous être bénéfique dans le sens où il vous pousse à toujours faire de votre mieux et à chercher l’excellence.

Cela dit, le perfectionnisme, quand il n’est pas contrôlé va avoir l’effet extrêmement néfaste de vous ralentir voire de carrément vous faire stagner.
C'est peut-être votre cas aujourd'hui, c’est le cas d’énormément de personnes, et c'est aussi encore le mien parfois.

Ce qu’il se passe le plus souvent c’est que vous avez un projet. Un projet d’entreprise, un projet de site web, un projet même de taille plus petite comme de créer une formation, de vous créer une base de contact ou d’écrire une série d’articles de blog par exemple.

Et vous avez envie que tout soit nickel, que ça soit parfait et qu’il soit difficile de faire mieux. Le résultat est qu’au final vous attendez avant de le faire parce que vous avez besoin de plus d’éléments, peut-être d’attendre d’être meilleur(e) dans telle ou telle chose, que le projet mature dans votre esprit …

Et au final, rien ne se fait, vous n’arrivez pas à vous lancer. Parce que le problème, c’est que vous avez toujours une raison de repousser le projet.

Le fait est qu’il est très facile de se retrouver dans une situation dans laquelle on déploie beaucoup d’efforts, beaucoup de travail pour n’obtenir que très peu de résultats

Il existe des lectures intéressantes sur l’efficacité, des techniques de gestion du temps, d’organisation. Vous en trouverez facilement sur Amazon (entre autres). Je vous le conseille car cela a vraiment changé ma manière de travailler.

L’action prime avant tout

L’un des problèmes les plus importants lorsque l’on parle de productivité et d’efficacité, c’est le passage à l’action

Si vous vous retrouvez là-dedans, ce qu’il se passe très probablement, c’est que vous cherchez à accumuler un maximum d’informations.
Mais que ces informations ne se transforment rarement en actions ou mettent du temps ; pour les raisons citées plus haut (obtenir une connaissance parfaite, être meilleur(e) etc).

En fonctionnant de la sorte, le problème aussi, c’est qu’une fois que l’on passe à l’action, on se rend compte que face à la réalité, la théorie que l’on avait emmagasiné même si elle était parfaite, s’effrite au premier obstacle.

Tout simplement parce qu’il y’a toujours des éléments inattendus qui pointent le bout de leurs nez, et qui vont gêner et qui même forcent alors à partir sur une autre voie.

Et à ce moment, il y’a une partie des gens qui va abandonner car le « plan ne se déroule pas comme prévu ».

Puis, il y’a une deuxième partie, qui au lieu d’abandonner, va repasser à la phase A pour de nouveau faire mûrir la situation, réemmagasiner tout un ensemble d’éléments et d’informations pendant plusieurs mois avant de passer de nouveau à l’action.

L’exemple de la navigation

Si vous vous retrouvez dans ce schéma contre productif et que vous souhaitez sortir de cette impasse, voici une métaphore que je vous présente aujourd’hui et qui m’a aidé par le passé. Cette métaphore c’est celle de la navigation dans un bateau.

Un bateau ne va jamais emprunter un tracé parfaitement rectiligne pour aller du point A à B

Il n’a généralement pas un plan de route totalement défini, immuable et qu’il faut suivre coûte que coûte au mètre près.
Non, ce que le bateau possède, c’est un objectif d’arrivée, un point sur une carte à atteindre. Et pour arriver à ce point, le bateau va devoir constamment réajuster, rectifier la direction de la barre quand le bateau à quelque peu dérivé sur la droite ou sur la gauche.

Il se passe qu’au final le bateau arrive au point B mais sans jamais aller tout droit. Il naviguera toujours en zig-zag autour de la ligne droite théorique et parfaite du chemin à emprunter.
Et je ne parle pas non plus des détours que le bateau doit obligatoirement prendre quand une tempête trop dangereuse se trouve sur le chemin.

Tout ça pour dire qu’en business, il n’est pas non plus utile de passer un temps outrancier à vouloir tout planifier de manière parfaite.

Car il y’aura toujours des vagues inattendues qui vous feront dévier du chemin initial.

Et quand cela arrive, vous avez trois possibilités :

  1. 1
    La première est de décider de revenir au point de départ afin de préparer de nouveau le voyage avec de nouveaux éléments et espérer ce coup-ci de ne pas dévier de nouveau.
  2. 2
    La deuxième est d’abandonner et de ne plus retenter l’expérience.
  3. 3
    La troisième est de remodeler votre vison avec un schéma de travail et d’action basé sur celui de la navigation.

Larguez les amarres dès cette semaine

Le plus important est de démarrer. Même si ce démarrage se fait complètement de travers avec la mise en place de points de contrôle réguliers (toutes les semaines par exemple).

L’idée c’est donc de partir aujourd’hui avec ce que vous avez entre les mains et dans la tête.
Même si votre plan de route se trouve être foireux, vous allez vous en rendre compte. Vous allez alors rectifier la direction. Et petit à petit, même lentement, vous allez avancez tout en vous rapprochant de la « ligne droite parfaite » prévue au départ.

L’important encore pour la plupart des gens, c’est le passage à l’action. C’est de transformer un projet en quelque chose de réel, de concret et de se mettre au boulot.
Et très souvent, le problème de se mettre au boulot ne vient pas du fait d’être paresseux ou parce que c’est trop difficile, le problème est souvent que l’on est perfectionniste et que l’on aspire à ce que tout soit parfait du 1er coup.

Le plan de travail

Ce que je vous propose, c’est un plan de travail très simple et que vous allez trouver dans la fiche pdf située en bas de cet article (avec des outils à utiliser).

L’idée, c’est de bloquer une journée par semaine. Pour ma part, c’est le vendredi.
Une journée pendant laquelle vous allez réfléchir à votre entreprise et faire le point. Un point de navigation en quelque sorte qui va consister à vous demander où est-ce que vous êtes aujourd’hui par rapport à l’endroit où vous devriez être. Et vous allez faire cela avec des points de mesure.

Et quand on a un site internet, les points de mesure sont bien précis tels que les entrées du trafic, d’où viennent mes visiteurs et qu’est-ce que je peux changer sur chacune de ces sources ou au contraire qu’est-ce que je dois abandonner. L’idée, c’est vraiment d’identifier les sources de visiteurs qui apportent véritablement du trafic et d’éliminer les autres pour ne plus passer de temps dessus.

Le fait de faire un point régulier avec des éléments de mesure précis comme mesurer les entrées des visiteurs, mesurer les taux de transformations à différents endroits, mesurer les ventes à répétitions (la fréquence de rachat) etc; puis de se poser la question quant à se demander qu’est-ce que je pourrais modifier à ce point précis pour que ça change, permet de s’assurer de ne pas tâtonner et de savoir que l’on avance dans la bonne direction ou de la rectifier au besoin.

Ces points de mesures sont en quelque sorte des compteurs placés à des endroits stratégiques. Et qui permettent de se rendre compte que telle ou telle action est inutile ou au contraire efficace, et donc d’agir en conséquence.

L’important est donc d’identifier quelles sont les mesures primordiales pour vous et de mettre en place ces fameux compteurs qui permettent de savoir si vous déviez de la route ou pas.
Puis de se lancer dès maintenant dans le projet et de mesurer au fil du temps.

à propos Cyril

Avec 10 années d'expérience dans le monde du web, Cyril est en mesure de vous conseiller. Il cherche principalement à offrir à ses clients les solutions les plus pertinentes et en adéquation avec leur besoin.

Toujours avec l'idée de maximiser le "Pouvoir de Conversion" de votre site, je n'hésiterai pas à vous dire "Non" au besoin :) !

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