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Comment S’organiser Avec Des To Do Lists 

minutes de lecture

Quand on est dans l'entrepreneuriat, un des facteurs qui peut faire la différence est l'organisation. Son organisation personnelle ou bien celle de l'entreprise au global.

Dans cet article, je souhaite aborder avec vous la capacité à s'organiser avec des to do lists (ou check list). Ces listes sont efficaces en termes d’efficacité. Nous allons voir ensemble comment bien les utiliser pour réduire votre temps de travail. Si vous partez de loin et n'êtes à la base pas organisé, cette réduction de temps peut atteindre 30% à 40%.

Puis en complément, je vous exposerai un hack de productivité. C'est une astuce qui peut vous aider à réduire encore plus votre temps de travail tout en dépassant votre niveau d'efficacité.

Vous êtes prêt à vous transformer en machine 🙂 ?

La puissance des procédures

L'idée de cet article vient d'un bouquin lié au business principalement dédié aux freelances et indépendants qui démarrent souvent avec un problème d’organisation.

Le principe central dans ce bouquin que l’auteur explique est qu’au lieu d’organiser ses journées classiquement comme le font la plupart des freelances, c’est-à-dire de les organiser en fonction de ses émotions du jour, s’il pleut ou si l’on est de mauvaise humeur on va préférer écarter les actions créatives par exemple ; ou si l’on remarque qu’il n’y a pas eu beaucoup de clients on va se dire :


“ah tient, il n’y a pas eu beaucoup de clients cette semaine, faudrait peut-être que je me mette à en chercher aujourd’hui”.

L’auteur appuyait sur le fait que ce type d’organisation complètement chaotique et qui donne des résultats vraiment mitigés est à éliminer et de repenser toute l’organisation de ses journées de travail quand on est freelance ou indépendant.

Et d’organiser ses journées de travail comme si l’on était une franchise.

L’idée est donc de s’organiser comme si on était une chaîne de magasins ou de restaurants, par exemple comme si l’on était Mc Donald’s, Carrefour, Ikea etc.

Ce qui va être intéressant de prendre chez ces grandes entreprises, c’est le principe de fonctionnement qu’elles ont toutes en commun. Etant donné leur grandes tailles, leur multiples point de vente, elles possèdent TOUTES des procédures.

Des procédures qui rendent extrêmement aisé l’implantation d’un nouveau magasin par exemple, ou encore en reprenant l’exemple de Mc Donald’s il y’a des procédures pour que le Big Mac possède le même goût à peu de chose près que vous soyez à Paris ou à Madrid.

Dans tous les Mc Donald’s de la planète, il y’a une procédure pour le temps de cuisson des steacks, le nombre de tomate et de feuille de salade à mettre ; il y’a une procédure pour la vérification récurrente de la propreté des toilettes ainsi que leur nettoyage. Et ce type de procédure, vous les avez aussi chez Pizza Hut, chez StarBuck’s, chez Apple … Enfin ça va être le cas chez toutes ces sociétés qui possèdent plusieurs point de vente.

Organisation et to do lists

Et donc pour revenir plus concrètement dans le sujet, l’idée du bouquin est de se dire que si moi, en tant que freelance ou indépendant, j’organise mon business de la même manière que ces grosses entreprises, et bien l’avantage va être que tout mon business, toutes mes actions vont être régis par des to do list avec des procédures.

Pour ce faire, il faut se poser à une table et définir des to do lists bien précises pour chacun des aspects de l'activité. Pour ma part je m'organise avec des to do lists hebdomadaires. Une procédure pour le lundi qui est exactement la même pour tous les lundis, puis une autre de la même manière pour les mardis et les autres jours de la semaine.

Sur chacune de ces to do list, il y’a une succession de tâche possédant chacune une procédure afin de l’effectuer le plus rapidement possible.

L'objectif est de ne pas avoir à se poser de question du "comment est-ce que je fait ?"

Cela fait donc gagner du temps à la fois sur le fait qu’il n’y a plus à se demander en se levant ce qui doit être fait et non plus sur la manière de le faire.

L’idée est vraiment de chercher à organiser votre business, même si c’est une activité d’indépendant, comme si vous vouliez un jour lancer une franchise.

Vous créez vos procédures comme vous le feriez pour quelqu'un devant vous remplacer. Vous allez chercher à ce que tout soit notifié et détaillé pour que la personne ait le moins de questions à se poser.

Quel est l'impact des to do lists

Les avantages sont multiples.

Vous allez gagner énormément de temps car vous aurez optimisé chacune des choses. Parce que vous aurez détaillé sur papier tout ce que vous faîtes au fil de vos journées, vous allez forcément semaine après semaine, mois après mois, peaufiner le fonctionnement.

Après avoir répété 2, 3, 4 fois une tâche identique, vous allez forcément vous dire :

“Tient sur ce point là, ça bloque un peu, ça me prend du temps, c’est très probable que je puisse trouver un moyen d’automatiser, de fluidifier, en trouvant un service en ligne ou en appelant un développeur, un programmeur. Et là, je vais gagner une heure de temps”

Optimiser vos tâches

D’un autre côté, vous avez peut-être dans une to do list quelque chose qui vous demande pas mal de temps. Vous l’avez identifié parce que par exemple, vous le faîtes chaque mercredi à 16h, mais vous vous rendez compte que ça ne vous rapporte pas beaucoup de résultats. Vous allez alors peut-être le supprimer pour tester autre chose à la place et donc modifier votre check-list de façon temporaire.

Travailler avec un cadre

Plus de travail dans le chaos grâce aux to do lists. Il faut bien entendu qu'elles soient réfléchies. Si tel est le cas, elles permettent de travailler dans un cadre hyper réglé et surtout que vous pouvez optimiser au fil du temps. Sur lequel vous avez un recul parce que vous savez ce qui a été fait la semaine, le mois précédent.

Analyser les procédures

Et pour aller encore plus loin et donc de gagner plus de temps, il vous suffit d’analyser vos procédures par exemple une fois par mois en vous demandant les points suivants :

Qu’est-ce que je peux automatiser ?
Est-ce que je peux trouver un logiciel qui me permette de faire ceci ou cela ?
Est-ce que je peux simplifier par moi-même, par exemple en utilisant des formulaires (comme FormStack) ?
Qu’est-ce qui n’est pas automatisable mais que je peux sous-traiter ?

Ce qui permet alors de vous libérer du temps, de vous donner de l’espace pour des choses plus créatives et qui ajoute une vraie valeur pour vos clients et votre business. Ces tâches répétitives, ce sont des tâches importantes qui doivent absolument être faîtes … Mais ce ne sont certainement pas celles-ci qui vont faire grandir votre activité.

Le but est vraiment de mettre tout ça sur papier pour gagner de la liberté d’esprit, pour vous libérer du cerveau disponible pour les tâches qui vous permettent de réellement faire la différence

En somme

Voici la méthode à suivre pour gagner du temps ainsi que de l’argent en faisant la même chose que les grandes enseignes :


  • Tout d’abord, considérez votre business comme une franchise. Faîtes en sorte de ne plus être indispensable et que toutes les tâches administratives et techniques puissent être réalisées par une autre personne que vous. Grâce à des procédures carrées.
  • Installez-vous à une table, dès aujourd’hui, et modifiez votre semaine de travail en une lise de procédures ou check-lists. Détaillez tout au maximum, étape par étape.
  • Toute les semaines, vous n’avez qu’à suivre tout bêtement les procédures que vous avez définit. Peaufinez-les et optimisez-les.
  • Régulièrement, une fois par semaine ou par mois, prenez du temps à vous demander comment vous pouvez automatiser ou simplifier telle ou telle tâche. Répétez cette réflexion sur le maximum de vos tâches.
  • Si ce n’est pas possible d’automatiser ou de simplifier, voyez dans quelle mesure vous pouvez sous-traiter.
  • Si vos procédures sont bien faîtes, l’intégralité de ce qui n’est pas votre cœur de métier, ce qui n’ajoute pas directement de la Valeur Ajoutée pourra être sous-traité.
    Ce qui vous permet alors d’utiliser 100% de votre temps uniquement sur les actions dans lesquelles vous faîtes la différence.

Le hack de productivité

Alors, souvenez-vous tout simplement d’une période, peut-être simplement d’une journée, récemment sur laquelle vous avez travailler sur une lancée. Une journée pendant laquelle vous aviez l’impression d’être sur une lancée, et durant laquelle vous aviez effectué énormément de choses.

Vous vous êtes peut-être même étonné vous-même. On a tous eu des journées comme ça où on s’étonne soi-même et on se dit :

“Wouah, ce que j’ai fait aujourd’hui c’est énorme. Et pourquoi j’ai été capable de faire ce que j’ai fait aujourd’hui alors qu’il y’a d’autres jours, par exemple le lundi matin, où c’est tellement difficile, ou bien d’autres journées pendant lesquelles j’ai vraiment l’impression de faire tant d’efforts et de passer autant de temps, alors qu’il y’a d’autres moments où j’ai vraiment l’impression d’être sur une lancée”

En reprenant cette idée d’être sur une lancée et que vous réfléchissez à ces moments, que vous avez très certainement déjà connu, pendant lesquels vous étiez à fond dans l’action, qui vous demandait moins de temps, en travaillant plus rapidement avec moins de pénibilité, c’est très probablement parce que vous effectuiez des tâches avec des thématiques proches.

C’est-à-dire que si vous étiez sur des tâches techniques, probablement que pendant cette journée ultra efficace, vous n’avez effectué que des tâches techniques.
Si vous étiez sur des tâches créatives, probablement que pendant cette journée, vous n’avez effectué que des tâches créatives.

Et que ces tâches étaient très certainement dans un univers très proche.

Le phénomène psychologique qui se passe

Alors pourquoi ?

Simplement parce que ce qu’il se passe c’est que le plus difficile, c’est toujours de commencer quelque chose, de se mettre à l’action

Réfléchissez à la dernière fois où vous avez écrit un article pour votre blog, rédigez un email, fait de la prospection téléphonique, géré votre comptabilité ou une autre tâche … Réfléchissez au déroulé de cette tâche. Vous allez vous rendre compte que probablement ce qui vous a demandé le plus d’effort et la grosse partie du temps que vous avez investi est le démarrage.

Le démarrage, c’est se mettre dans le bon état d’esprit pour trouver les mots, une idée de sujet, ‘se réveiller’ pour être d’attaque au téléphone etc.

En prenant l’exemple de la rédaction d’articles. Le problème, c’est que si vous en écrivez un aujourd’hui, puis un autre dans 3 jours et un autre la semaine prochaine, et bien à chaque il va vous falloir recommencer tout ce processus de mise en route.
La bonne chose à faire est alors de se mettre une seule fois dans le bon état d’esprit et de profiter de ce démarrage pour rédiger 3, 4, 5 articles dans la journée.

L’idée est donc de démarrer une fois son cerveau et d’abattre un maximum de cette même tâche ou similaire

C’est donc de définir des Journées Thématiques. Par exemple, vous vous dîtes “aujourd’hui, c’est la Journée Services, la Journée Offres ou la Journée Idées. Et donc, je passe la journée à réfléchir sur mes services, à travailler mes offres ou à trouver de nouvelles idées.”

En faisant cela, vous divisez par 3, par 5 ou par 10, le temps de démarrage. Simplement, parce que ce temps de mise en route n’est nécessaire qu’une seule fois ; et ce quelque soit la quantité de travail que vous allez abattre derrière.
Vous vous mettez une seule et unique fois dans les bonnes conditions mentales et vous effectuez 10 fois plus de travail derrière.

Groupez vos tâches

Vous l’avez maintenant compris, le principe c’est vraiment de grouper vos tâches au maximum. Le temps de démarrage représentant plus de 30% de l’effort, vous divisez donc cet effort là par le nombre de tâches que vous regroupez.

Par exemple, au lieu de rédiger 5 articles répartis sur deux semaines, vous en écrivez 5 en une journée. Votre temps de démarrage s’en trouve donc divisé par 5.

L’autre avantage aussi est que vous n’avez pas besoin de vous remotiver à chaque fois.

Par exemple, quand j’écris ces articles comme celui que vous lisez en ce moment, ben il faut sortir le matériel, mon stylo et mon bloc-notes pour trouver mon idée.
Si je dois écrire deux ou trois articles par semaine, je dois ré-itérer 3 fois ce même processus et donc travailler 3 fois plus que si j’écrivais mes 2 ou 3 articles à la suite en une seule fois.

D’ailleurs, c’est ce que je fais, et je les écris donc tous les lundis en préparation pour les semaines suivantes. Cet article que vous lisez a donc été écrit le lundi matin de la semaine précédente.

L’idée, c’est donc vraiment de tout regrouper.

En somme

Etape 1

Divisez vos tâches en 3 types :


  • Type 1 : aucune créativité ni réflexion nécessaire (saisie, tri de documents …)
  • Type 2 : actions créatives (trouver des idées, rédiger …)
  • Type 3 : actions analytiques (programmation, technique …)

Etape 2

Divisez votre liste de tâches en 3 partie, et groupez si possible chaque type de tâches le même jour :


  • Le lundi : type 1,
  • le mardi : type 2
  • etc

Etape 3

Listez toutes vos tâches régulières, et groupez-les de façon mensuelle, hebdomadaire, ou quotidienne :


  • Rédaction d'articles chaque mardi,
  • Paiement de toutes les factures le dernier lundi du mois

à propos Cyril

Avec 10 années d'expérience dans le monde du web, Cyril est en mesure de vous conseiller. Il cherche principalement à offrir à ses clients les solutions les plus pertinentes et en adéquation avec leur besoin.

Toujours avec l'idée de maximiser le "Pouvoir de Conversion" de votre site, je n'hésiterai pas à vous dire "Non" au besoin :) !

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